Nhân viên lễ tân cần chú ý gì khi báo thức khách hàng?

Chúng ta đều biết rằng:

Báo thức khách hàng dậy đúng giờ theo yêu cầu là một trong những nhiệm vụ của nhân viên lễ tân khách sạn. Tuy nhiên, công việc này cần có một số lưu ý và sự tế nhị nhất định.

Vậy lễ tân khách sạn cần chú ý gì khi báo thức khách lưu trú? Cùng Antus tìm hiểu và thảo luận nhé.

Cách thức và quy trình báo thức khách hàng

Báo thức bằng cách gọi điện thoại

Quy trình thực hiện báo thức bằng gọi điện thoại:

  • Đến giờ khách yêu cầu báo thức, nhân viên lễ tân gọi điện thoại lên phòng khách.
  • Chờ khách nhấc máy
  • Chào khách
  • Xưng tên, bộ phận
  • Thông báo thời gian hiện thời
  • Chờ khách trả lờ
  • Chào, chúc khách một ngày tốt lành và cúp máy.

Báo thức khách hàng bằng cách gọi điện thoại

Báo thức khách hàng trực tiếp

Trường hợp khách yêu cầu hoặc đã báo thức bằng điện thoại 2 lần mà khách không nhấc máy thì thực hiện hình thức báo thức trực tiếp. Quy trình thực hiện báo thức trực tiếp:

  • Gõ cửa phòng khách, chờ khách ra mở cửa.
  • Chào khách
  • Xưng tên và bộ phận
  • Thông báo với khách thời gian hiện tại
  • Chúc khách một ngày tốt lành
  • Quay về vị trí, cập nhật thông tin vào sổ sách/ hệ thống phần mềm quản lý

Báo thức bằng chuông tự động

Với những khách sạn lớn được lắp đặt hệ thống báo thức tự động tại mỗi phòng khách, khi nhận được yêu cầu báo thức, nhân viên lễ tân cần thiết lập chính xác thông tin báo thức vào hệ thống và chuông tự động sẽ báo thức khách theo giờ đã cài đặt.

Một số trường hợp có thể xảy ra khi báo thức khách

Báo thức bằng điện thoại mà không thấy khách trả lời

Nếu đã báo thức 2 lần bằng điện thoại mà vẫn không thấy khách nhấc máy trả lời, nhân viên lễ tân cần cử người lên báo thức trực tiếp – kiểm tra sự an toàn của khách.

Báo thức bằng điện thoại mà không thấy khách trả lời thì nên xử lý ra sao

Báo thức muộn cho khách

Vì quên hay sơ sót trong quá trình chuyển giao công việc của nhân viên lễ tân giữa các ca với nhau khiến việc báo thức khách bị muộn so với yêu cầu. Trường hợp này, lễ tân cần bình tĩnh báo cáo ngay với giám sát ca để tìm cách giải quyết. Xin lỗi – trấn an khách – tập trung giúp khách kịp thời gian thực hiện kế hoạch. Sau khi khách rời khách sạn, cần viết mail xin lỗi vì sơ sót đã xảy ra.

Hướng dẫn viên du lịch quên báo nhân viên lễ tân về yêu cầu báo thức của đoàn

Đây là lỗi thuộc về hướng dẫn viên – nhưng lễ tân khách sạn cũng cần nhiệt tình hỗ trợ xử lý tình huống. Nhân viên lễ tân cần nhanh chóng gọi điện thoại báo thức khách và nhờ nhân viên khác trực tiếp đến các phòng báo thức khách. Sau đó, lễ tân thông báo cho bộ phận nhà hàng phục vụ bữa sáng – bao gói thức ăn để đoàn khách mang theo lên xe ăn cho kịp lộ trình.

Vì sao khách sạn lại nhận được yêu cầu báo thức khách hàng?

Với khách lưu trú tại khách sạn, nếu là khách đi công tác hay khách đã đặt dịch vụ tham quan… yêu cầu chính xác về mặt giờ giấc, thường sẽ yêu cầu nhân viên lễ tân báo thức. Khi nhận yêu cầu báo thức của khác, lễ tân khách sạn cần lưu lại chính xác và đầy đủ: số phòng của khách, thời gian báo thức, hình thức báo thức.

Nhân viên lễ tân cần đặc biệt lưu ý với nhiệm vụ này, tránh báo thức muộn hay quên báo thức – vì có thể gây ra những hậu quả lớn với khách mà thậm chí khách sạn phải bồi thường thiệt hại về mặt tài chính. Đồng thời khiến khách có ấn tượng xấu về chất lượng dịch vụ khách sạn và “một đi không trở lại”.

Vì sao khách lưu trú yêu cầu báo thức?

Lưu ý thêm, khi nhận yêu cầu báo thức của khách, nhân viên lễ tân có thể tìm hiểu về lịch trình/ kế hoạch công việc gắn với thời gian báo thức đó – và quan sát sau khi báo thức, khách đã thức dậy để thực hiện dự định chưa, để có sự hỗ trợ – giúp đỡ khách kịp thời.

Ghé thăm blog mỗi ngày để cập nhật thêm tin tức nhé.

Xem thêm: Nhân viên phục vụ cần tránh điều gì khi xử lý phàn nàn từ khách

Mua khăn mặt khách sạn cao cấp ngay để nhận được giá ưu đãi tại:

CÔNG TY CỔ PHẦN ANTUS VIỆT NAM

Địa chỉ: Khu công nghiệp Phùng Xá, Xã Phùng Xá, Huyện Mỹ Đức, Hà Nội
VPGD Hà Nội: Tầng 2A, toà A3, Thăng Long Garden, 250 Minh Khai, Q.Hai Bà Trưng, Hà Nội
Tel: 09678 191 90
Mail: info@antus.vn
VPGD Hồ Chí Minh: 53 Đặng Văn Ngữ, P.14, Q. Phú Nhuận, TP. HCM. 
Tel: 0908.118.255
Mail: saleshcm@antus.vn

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

0967819190