Chúng ta đều hiểu rằng:

Lễ tân là bộ phận không chỉ là “Gương mặt thương hiệu” của mỗi khách sạn mà còn là bộ phận tiếp nhận và xử lý dịch vụ của khách sạn đối với khách hàng lưu trú.

Lễ tân thường xuyên làm việc với nhiều bộ phận khác trong khách sạn để thực hiện vai trò chủ chốt của mình.
Vậy mối quan hệ này được thể hiện như thế nào? Chúng ta cùng đi tìm câu trả lời và thảo luận về nó trong bài viết nhé.

Mối quan hệ giữa lễ tân và các bộ phận khác trong khách sạn

Với bộ phận buồng phòng

  • Để hoạt động kinh doanh lưu trú đạt hiệu quả cao, hai bộ phận lễ tân và buồng phòng luôn cần phải phối hợp chặt chẽ để chuẩn bị buồng phục vụ khách hàng và xử lý các yêu cầu, phản hổi về dịch vụ lưu trú của khách sạn.
  • Mỗi ngày nhân viên lễ tân thông báo cho bộ phận buồng về tình hình phòng khách chuẩn bị đến và phòng khách chuẩn bị đi để chủ động trong việc phân chia thứ tự ưu tiên làm phòng.
  • Lễ tân sẽ liên hệ lại với bộ phận buồng phòng để xử lý tình huống sau khi tiếp nhận bất kỳ yêu cầu hay phản hồi nào liên quan đến hoạt động “buồng phòng” của khách hàng.
  • Bộ phận buồng thông báo cho lễ tân biết về tình trạng phòng và khách để kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh và phân buồng hợp lý cho khách.
  • Khi khách làm thủ tục check-out, nhân viên buồng chịu trách nhiệm kiểm tra mini bar, tình trạng phòng và báo lại cho lễ tân – chuyển giao các hóa đơn/ biên nhận dịch vụ: giặt là… để tính tổng chi phí thanh toán cho khách.

Với bộ phận F&B

  • Khách hàng có nhu cầu đặt bàn ăn tại nhà hàng của khách sạn hay sử dụng dịch vụ ăn uống tại phòng, họ cần liên lạc qua nhân viên lễ tân.
  • Bộ phận lễ tân tiếp nhận yêu cầu và thông báo cho bộ phận F&B thực hiện.
  • Bộ phận F&B chuyển giao các hóa đơn, chứng từ, phiếu ký nợ hoặc những khoản tiền thu được từ khách cho lễ tân, phục vụ yêu cầu cập nhật hồ sơ thanh toán cho khách.

Với bộ phận Sales & Marketing

  • Đối với bộ phận này, lễ tân phối hợp để cập nhật thông tin, giới thiệu, quảng bá và bán các sản phẩm dịch vụ của khách sạn.
  • Không chỉ vậy, lễ tân còn kết hợp triển khai thực hiện các chương trình ưu đãi của khách sạn đối với khách hàng từ quá trình đặt phòng đến lưu trú tại khách sạn.

Với bộ phận kỹ thuật – bảo dưỡng

  • Khi nhận thông tin hư hỏng các trang thiết bị trong phòng khách – tình trạng mạng Wifi, nhân viên lễ tân sẽ thông báo cho bộ phận kỹ thuật bảo dưỡng (điện – nước – điện lạnh – mạng Internet…) thực hiện việc sửa chữa kịp thời.
  • Sau khi kiểm tra tình hình thực tế, bộ phận kỹ thuật bảo dưỡng sẽ thông báo lại cho nhân viên lễ tân biết về mức độ hư hỏng, thời gian khắc phục để thông tin lại cho khách biết hoặc cần thiết phải chuyển phòng cho khách.

Lễ tân và các bộ phận khác luôn có mối quan hệ chặt chẽ để cung cấp dịch vụ khách sạn hoàn hảo

 

Với các bộ phận dịch vụ bổ sung

Các khách sạn 4 – 5 sao theo tiêu chuẩn có các dịch vụ bổ sung như: khu Spa, phòng tập Gym, phòng Karaoke, phòng đánh Bi-a, sân golf – tennis…

  • Nhân viên lễ tân cần phải nắm thông tin cơ bản về các dịch vụ bổ sung và thường xuyên cập nhật các dịch vụ mới để giới thiệu và tiếp nhận yêu cầu sử dụng dịch vụ khách hàng.
  • Lễ tân chuyển các yêu cầu dịch vụ đến các bộ phận liên quan chuẩn bị phục vụ khách.
  • Các bộ phận dịch vụ bổ sung sẽ chuyển giao các hóa đơn, chứng từ phát sinh trong quá trình sử dụng dịch vụ của khách để cập nhật vào hồ sơ thanh toán.

Với bộ phận an ninh

Mối quan hệ giữa lễ tân với bộ phận an ninh trong khách sạn là nhằm đảm bảo công tác an ninh và an toàn trong khách sạn. Là bộ phận thường xuyên tiếp xúc với khách, nhân viên lễ tân sẽ hỗ trợ nhân viên an ninh quan sát dòng khách ra vào khách sạn.

Khi khách bị mất đồ trong khách sạn, phát hiện khách có hành vi vi phạm pháp luật hay có vấn đề gì xảy ra liên quan đến tính mạng của khách – từ thông tin ghi nhận được, lễ tân sẽ nhanh chóng báo lại để bộ phận an ninh xử lý theo đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ của đơn vị lưu trú.

Với bộ phận nhân sự

Nhân sự là bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo và hành chính trong khách sạn. Trong hoạt động đào tạo và tuyển dụng của đơn vị, nhân viên lễ tân sẽ tham gia các khóa đào tạo, bồi dưỡng và nâng cao trình độ nghiệp vụ do bộ phận nhân sự tổ chức.

Với bộ phận kế toán

Sau khi khách làm thủ tục check-out rời khách sạn, nhân viên lễ tân sẽ thực hiện việc chuyển toàn bộ hóa đơn dịch vụ – hồ sơ thanh toán (kể cả khách lẻ đã thanh toán hay khách công ty chưa thanh toán) cho bộ phận kế toán tiến hành hạch toán doanh thu – quản lý công nợ và làm các báo cáo tài chính về tình hình kinh doanh của khách sạn.

Tại sao việc phối hợp làm việc giữa lễ tân với các bộ phận khách trong khách sạn lại quan trọng?

Mỗi bộ phận, vị trí công việc trong khách sạn đều có vai trò – nhiệm vụ riêng nhưng mục đích chung đều nhằm phục vụ, thỏa mãn tối đa các nhu cầu của du khách. Khi muốn yêu cầu hay phản hồi về dịch vụ khách sạn, người đầu tiên và duy nhất mà khách hàng sẽ nghĩ tới chính là nhân viên lễ tân khách sạn.

Với vai trò là một “trung tâm tiếp nhận” thông tin, lễ tân sẽ kết nối với các bộ phận liên quan để thực hiện các yêu cầu, giải quyết các phản hồi của khách lưu trú. Vì vậy bộ phận lễ tân luôn cần phối kết hợp làm việc nhịp nhàng, có hiệu quả với các bộ phận khác trong khách sạn.

Tại sao việc phối hợp làm việc giữa lễ tân với các bộ phận khách trong khách sạn lại quan trọng
Bài viết là “sự thể hiện” mối quan hệ của bộ phận lễ tân với 8 bộ phận trong khách sạn để phục vụ khách hàng và phát triển thuận lợi công việc kinh doanh. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết. Ghé thăm blog thường xuyên để cập nhật thông tin hữu ích về quản lý khách sạn mỗi ngày nhé.

Mua khăn mặt cho khách sạn chất lượng cao tại đây.

Xem thêm: Ăn hải sản nên đi cùng rượu vang nào mới đúng?

CÔNG TY CỔ PHẦN ANTUS VIỆT NAM

Địa chỉ: Khu công nghiệp Phùng Xá, Xã Phùng Xá, Huyện Mỹ Đức, Hà Nội
VPGD Hà Nội: Tầng 2A, toà A3, Thăng Long Garden, 250 Minh Khai, Q.Hai Bà Trưng, Hà Nội
Tel: 09678 191 90
Mail: info@antus.vn
VPGD Hồ Chí Minh: 53 Đặng Văn Ngữ, P.14, Q. Phú Nhuận, TP. HCM. 
Tel: 0908.118.255
Mail: saleshcm@antus.vn